Een Menso-audit evalueert jouw traject naar uitmuntendheid binnen Menso en doorloopt 3 fasen:

1. Voorbereiden
2. Auditen
3. Rapporteren en evalueren

Voorbereiding van de auditdagen

De auditcoördinator zet de auditbegeleiding van A tot Z in gang van zodra jouw organisatie een Menso-audit aanvraagt.

Je ontvangt: 

• een survey guide met toelichting van alle praktische aspecten en wederzijdse verwachtingen, inclusief de tijdslijn van jouw audit,
• de Menso-zelfevaluatietool, waarbij je het ontwikkelniveau inschat voor elke prestatie in de scope van jouw audit volgens het psychometrisch evaluatiekader van Menso:
  
   
  
  De psychometrische keuze van de scores is gebaseerd op een traject naar uitmuntendheid:
  
  Score 0:     Er is niets beschikbaar m.b.t. de prestatie.
  Score 0,5:  Er is nog niets beschikbaar m.b.t. de prestatie, maar wel in ontwikkeling.
  Score 1:     Er zijn gegevens over de prestatie beschikbaar (procedures, afspraken, documenten, …)
  Score 2:     De verwachtingen m.b.t. de prestatie zijn gekend.
  Score 3:     De verwachtingen m.b.t. de prestatie worden toegepast.
  Score 4:     De prestatie wordt geëvalueerd en bijgestuurd.
  Score 5:     De prestatie wordt verder ontwikkeld en nieuwe initiatieven worden gecreëerd.
• een overzicht van de aan te leveren documentatie per Menso-prestatie in de scope van jouw audit:
  
   

De auditcoördinator stelt - in afwachting van de oplevering van alle gevraagde stukken - alvast een gedetailleerde rapportagetool voor jouw audit op waarin de toegewezen auditoren al hun bevindingen kunnen registreren.

Op basis van de door jou aangeleverde zelfevaluatie en documenten bereidt het auditteam vervolgens de auditdagen voor:

• een grondige documentreview wordt uitgevoerd,
• activiteiten en dossiers worden geselecteerd om te observeren tijdens de auditdagen,
• een selectie wordt gemaakt van gewenste gesprekspartners om de bevindingen vanuit de documentreview en de observaties te kunnen valideren en te verfijnen.

Intussen en ruim voorafgaand aan de auditdagen legt de auditcoördinator samen met het aanspreekpunt van jouw organisatie de gedetailleerde puzzel om tot een finale planning te komen voor de 2 auditdagen:

• Profielen van gewenste gesprekspartner worden gespecifieerd volgens jouw organogram en de beschikbaarheid van de betrokken medewerkers,
• Toewijzing van lokalen
• Afspraken over de openingspresentatie
• Waar kan welke observatie best doorgaan?
• ...
   

Ter illustratie:

2 auditdagen

En dan is het zover! De effectieve audit bij jou op locatie zal 2 volledige en aaneensluitende dagen in beslag nemen. De toegewezen hoofdauditor en 2 peer auditoren gaan aan de slag volgens de opgestelde planning en passen daarbij de Menso-auditmethodieken toe.

De Menso-auditoren beoordelen alle beschikbare informatie op basis van het psychometrisch evaluatiekader van Menso, gerechtvaardigd vertrouwen tussen alle betrokken partijen en onderlinge validatiemomenten.
In functie van het ontwikkelniveau van de prestatie verfijnen ze de methodiek (documentreview, observaties, interviews).

Aan het einde van de 2^de auditdag presenteert het auditteam alvast de belangrijkste bevindingen. Hierbij komen enkele sterke punten, maar ook een aantal verbeterpunten aan bod, zonder meteen in detail te gaan. Alle details worden opgenomen als bijlage van het auditrapport.

Auditrapport en evaluatie

De Menso-audit leidt tot een uitgebreid auditrapport waarin toegelicht wordt hoe het auditteam jouw groeiproces ervaren heeft.  Naast de gedetailleerde bevindingen in bijlage stipuleert het rapport een samenvatting van de bevindingen m.b.t.

• de Menso-handelingsprincipes,
• de Menso-grondwaarden,
• en de Menso-prestaties.

Uiteindelijk wordt de auditscore toegekend en het label al dan niet toegekend.

Het Menso-auditrapport is niet enkel een inspectierapport, het is vooral een rapport met bruikbare adviezen waarmee Menso inzicht geeft in het functioneren van je kwaliteitssysteem en je verder op weg helpt in jouw verbetercyclus.

Na de audit evalueert de externe trajectbegeleider zowel het functioneren van de auditoren en de auditcoördinator als de tevredenheid van de organisatie.

Het aanspreekpunt vanuit de organisatie ontvangt hiervoor een evaluatieformulier, dat eveneens de basis kan zijn voor een gesprek met de externe trajectbegeleider.